Ratas.io - Ohjekirja

Ratas.io-ohjekirja

Johdanto

ratas.io on suomalaisille yrityksille suunniteltu kokonaisratkaisu, joka yhdistää markkinoinnin, myynnin ja asiakkuuksien hallinnan yhteen helppokäyttöiseen alustaan. Alusta tarjoaa kaikki tarvittavat työkalut liidien keräämiseen, viestinnän automatisointiin ja kauppojen päättämiseen, joten sinun ei tarvitse käyttää useita erillisiä ohjelmia.

Mitä ratas.io tekee?

  • Liidien kerääminen: ratas.io:n sivupohjat, lomakkeet, kyselyt ja verkkokalenterit auttavat houkuttelemaan ja vangitsemaan potentiaalisia asiakkaita. Vierailevat voivat jättää yhteystietonsa nopeasti ja varata ajan suoraan kalenteristasi, jolloin heidän tietonsa tallentuvat suoraan järjestelmään.

  • Liidien nurturointi: automaattiset viestintäketjut pitävät yhteyttä potentiaalisiin asiakkaisiin useiden kanavien kautta. Alusta osaa lähettää personoituja sähköposteja, tekstiviestejä ja ääniviestejä sekä Facebook Messenger -viestejä, jolloin pysyt mielessä ilman manuaalista työkuormaa.

  • Kauppojen sulkeminen: sisäänrakennetut työkalut maksujen vastaanottamiseen, ajanvarausten hallintaan ja analytiikkaan tekevät ostoprosessista vaivattoman. Näet helposti, mitkä kampanjat tuottavat parhaiten ja missä vaiheessa liidit muuttuvat maksaviksi asiakkaiksi.

Tämän johdanto-osion jälkeen opas etenee vaiheittain: käymme läpi tilin luomisen ja perusasetukset, sivujen ja suppiloiden rakentamisen, CRM-putkien luomisen, automaation, viestintäkanavat, maksujärjestelmät, analytiikan sekä jäsenyys- ja AI-työkalut. Tämä auttaa sinua hyödyntämään ratas.io:n potentiaalin tehokkaasti. Aloitetaan perusteista – tässä yksityiskohtainen ohje ratas.io-tilin luomiseen ja perusasetusten määrittämiseen. Seuraavien vaiheiden avulla saat palvelun käyttövalmiiksi alusta alkaen.

Tilin luominen

  1. Avaa ratas.io-sivusto:
    • Kirjoita selaimesi osoiteriville https://ratas.io ja paina Enter.
    • Klikkaa etusivulla “Rekisteröidy” tai “Luo tili” -painiketta (tekstin sijainti riippuu sivupohjasta).
  2. Täytä rekisteröintilomake:
    • Syötä yrityksesi nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
    • Valitse käyttäjätunnuksesi eli sähköposti, ja luo vahva salasana (suositus: vähintään 8 merkkiä, sisältäen isoja ja pieniä kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä).
    • Tarkista, että antamasi tiedot ovat oikein.
    • Hyväksy käyttöehdot (valitse ruutu, joka ilmoittaa hyväksyväsi ehdot).
  3. Lähetä rekisteröintipyyntö:
    • Paina “Rekisteröidy” tai “Luo tili” -painiketta.
    • Sivusto luo tilin ja lähettää vahvistusviestin antamaasi sähköpostiosoitteeseen.
  4. Vahvista sähköpostiosoitteesi:
    • Siirry sähköpostiin, josta löydät ratas.io:n vahvistusviestin.
    • Avaa viesti ja klikkaa vahvistuslinkkiä. Tämä aktivoi tilisi.
  5. Kirjaudu sisään ensimmäisen kerran:
    • Palaa ratas.io-sivulle.
    • Kirjoita käyttäjätunnuksesi (sähköpostiosoite) ja juuri luomasi salasana.
    • Paina “Kirjaudu sisään”.

Ensimmäiset perusasetukset

  1. Aikavyöhykkeen ja ajan asetukset:
    • Ensimmäisellä kirjautumiskerralla ohjattu asetusprosessi pyytää valitsemaan aikavyöhykkeen.
    • Valitse “Europe/Helsinki” (UTC+2).
    • Määritä työpäivät (esim. maanantai–perjantai) ja palveluaikojen päivittäinen aikaväli.
    • Varmista, että olet valinnut 24 h -kellon tai 12 h -kellon oman mieltymyksesi mukaan.
  2. Brändäyksen perusasetukset:
    • Siirry valikon kautta kohtaan Asetukset → Ulkoasu (tai “Branding”).
    • Syötä portaalisi nimi, esimerkiksi “Yrityksesi ratas.io”. Tämä näkyy asiakasportaalin yläosassa.
    • Lisää lyhyt kuvaus (esim. “Yrityksen sisäinen työkalupaketti”).
    • Valitse kaksi pääväriä (ensisijainen ja toissijainen), joita käytetään painikkeissa ja otsikoissa.
    • Lataa favicon-kuvake (esim. 16×16 px) ja portaalikuva (esim. 720×720 px).
    • Lataa logosi (esim. 200×200 px).
    • Syötä tukisähköposti (esim. [email protected]) ja tallennusteksti (copyright).
  3. Lisää tiimin jäsenet:
    • Mene Asetukset → Käyttäjät tai “My Staff”.
    • Klikkaa Lisää käyttäjä.
    • Täytä tiimijäsenen nimi, sähköposti ja puhelinnumero.
    • Valitse rooli: esimerkiksi “Admin” (ylläpitäjällä täysi hallinta) tai “User” (rajoitetut oikeudet).
    • Määritä, mihin toimintoihin käyttäjällä on pääsy (CRM, Automaatio, Viestintä jne.).
    • Paina Tallenna, jolloin järjestelmä lähettää kutsun käyttäjän sähköpostiin. Kutsu hyväksytään klikkaamalla linkkiä.
  4. Sähköpostien lähetys- ja vastaanottokanavat:
    • Avaa Asetukset → Integrations.
    • Etsi “Sähköpostipalvelut” tai “SMTP”.
    • Klikkaa Connect ja valitse tarjoaja (esim. SendGrid, Mailgun, Amazon SES tai oma SMTP).
    • Syötä tarvitut API-avaimet ja tunnukset.
    • Tallenna asetukset ja lähetä testiviesti itsellesi varmistaaksesi, että lähtevä sähköpostitoiminto toimii.
  5. Tekstiviestien ja puhelimien integrointi:
    • Samassa integraatioluettelossa etsi “Puhelin/SMS-palvelut” (esim. Twilio).
    • Klikkaa Connect ja syötä palveluntarjoajan SID ja auth token.
    • Valitse yrityksesi käyttämä puhelinnumero; voit ostaa uuden numeron suoraan palvelusta, jos sinulla ei ole vielä sopivaa numeroa.
    • Tallenna asetukset. Testaa lähettämällä itsellesi testiviesti.
  6. Ilmoitusasetusten määrittäminen:
    • Mene Asetukset → Profiili tai Yritystiedot.
    • Varmista, että aikavyöhyke on oikein.
    • Ota käyttöön tai poista käytöstä sähköposti-ilmoitukset, push-ilmoitukset ja tekstiviesti-ilmoitukset sen perusteella, mihin osoitteisiin haluat ilmoitukset.
    • Valitse ilmoituskanava (esim. ääniviesti, sähköposti) eri tapahtumille: uudet liidit, uudet ajanvaraukset, automaatioiden virhetilanteet jne.

Kun olet suorittanut nämä vaiheet, ratas.io on valmis käyttöösi. Seuraavaksi voit siirtyä liidien keruun ja sivujen rakentamisen pariin. Olen valmis jatkamaan seuraavan osion yksityiskohtaisella ohjeella, kun sanot.Tässä osiossa keskitymme liidien keräämiseen ratas.io-ympäristössä. Liidien keräys alkaa oikeanlaisilla sivuilla ja suppiloilla, jatkuu lomakkeiden ja kalenterien avulla ja tehostuu livechatin sekä Missed Call Text Back ‑toiminnon avulla. Seuraavien vaiheiden avulla saat kaikki osat käyttöön.

1. Sivustojen ja suppiloiden rakentaminen

1.1 Valitse pohja

  1. Kirjaudu ratas.io-tilillesi ja mene vasemmasta valikosta kohtaan Sites.
  2. Valitse alavalikko Websites, jos haluat luoda monisivuisen sivuston, tai Funnels, jos haluat myyntisuppilon.
  3. Klikkaa oikeasta yläkulmasta + New, jolloin näet mallikirjaston.
  4. Selaa mallikirjastoa: voit esikatsella malleja klikkaamalla niiden esikatselukuvaa.
  5. Valitse haluamasi malli klikkaamalla “Use Template” tai vastaavaa painiketta. ratas.io luo uuden sivun tai suppilon valinnan mukaan.

1.2 Muokkaa sivun rakennetta ja ulkoasua

  1. Avaa muokattava sivu tai suppilon vaihe klikkaamalla sen nimeä ja painamalla Edit. Tämä avaa vedä‑ja‑pudota‑editorin.
  2. Rakenne koostuu osioista, riveistä, sarakkeista ja elementeistä. Aloita lisäämällä uusia osioita valitsemalla vasemman laidan “Add Section” ja raahaamalla se sivulle.
  3. Lisää rivi ja sarakkeet osiolle valitsemalla “Add Row”. Voit valita yhden tai useita sarakkeita (esim. 2‑sarakkeinen, 3‑sarakkeinen).
  4. Lisää elementtejä (tekstiä, kuvia, videoita, painikkeita) raahaamalla ne vasemman laidan Elements-valikosta haluamiisi sarakkeisiin.
  5. Muokkaa elementin asetuksia: klikkaa elementtiä ja valitse gear (asetukset). Voit vaihtaa väriä, fonttia, taustaa, marginaaleja ja muita tyyliasetuksia.
  6. Tallenna työsi painamalla oikeassa yläkulmassa Save. Käytä tarvittaessa Preview-painiketta nähdäksesi, miltä sivu näyttää kävijälle.

1.3 Hallitse versiohistoriaa ja julkaisu

  1. Avaa oikeasta yläkulmasta Versions-välilehti tarkastellaksesi aiempia versioita.
  2. Voit palata vanhaan versioon klikkaamalla sen nimeä ja valitsemalla Restore. Tämä on hyödyllistä, jos jokin muutos ei toimi.
  3. Kun sivu tai suppilo on valmis, klikkaa Publish tai Save & Publish. Sivusi on nyt live-tilassa valitussa domainissa (esim. ratas.io/sivusi-nimi).

2. Lomakkeiden lisääminen suppiloihin

  1. Mene Sites → Funnels ja valitse suppilo, johon haluat lisätä lomakkeen.
  2. Klikkaa suppilon vaihetta (esim. “Opt‑in‑page” tai “Landing page”) ja valitse Edit avataksesi sivun.

2.2 Lisää lomake-elementti

  1. Valitse vasemman laidan +-kuvake tai Elements, ja etsi Form.
  2. Vedä Form‑elementti sivulle haluamaasi kohtaan.
  3. Kun tiputat elementin sivulle, ratas.io pyytää valitsemaan olemassa olevan lomakkeen tai luomaan uuden.

2.3 Luo uusi lomake

  1. Jos sinulla ei ole valmista lomaketta, klikkaa + Create New Form.
  2. Lomakerakentaja avautuu ponnahdusikkunassa. Anna lomakkeelle nimi (esim. “Uutiskirjeen tilaus”).
  3. Valitse Fields ja lisää kenttiä:
    • Name tai Full Name.
    • Email.
    • Phone (valinnainen).
    • Custom Field, jos tarvitset muita tietoja (esim. yrityksen nimi).
  4. Muuta kenttien järjestystä raahaamalla.
  5. Määritä kenttien pakollisuus: klikkaa kenttää ja valitse “Required”, jos haluat tehdä kentästä pakollisen.
  6. Muokkaa tyylit (värit, fontit) Form‑asetuksissa, jotta lomake sopii sivusi ulkoasuun.
  7. Tallenna lomake painamalla Save.

2.4 Valitse lomake ja julkaise

  1. Kun olet luonut lomakkeen, valitse se listasta ja paina Add.
  2. Lomake ilmestyy sivulle. Voit säätää sen leveysasettelun sarakkeissa tai lisätä lisäsisältöä lomakkeen ylä- tai alapuolelle.
  3. Paina Save sivun oikeasta yläkulmasta ja esikatsele tulos.
  4. Julkaise päivitetty sivu klikkaamalla Publish.

3. Kalenterit ja ajanvaraukset

3.1 Luo uusi kalenteri

  1. Valitse vasemmasta valikosta Calendars ja sitten Settings.
  2. Klikkaa + Create Calendar tai vastaavaa.
  3. Valitse kalenterityyppi: esimerkiksi Service Calendar sopii yksittäisille palveluille, kuten konsultoinneille tai valmennussessioille.

3.2 Täytä kalenterin perustiedot

  1. Anna kalenterille nimi (esim. “Alkutapaaminen” tai “Valmennuskerta”).
  2. Kirjoita kuvaus, joka näkyy ajanvarausikkunassa.
  3. Määritä vastuuhenkilö (staff), joka hoitaa tapaamisen.
  4. Valitse tapaamispaikka (online, toimisto, puhelu jne.).
  5. Aseta URL-osoitteeksi lyhyt ja kuvaava slug (esim. alkutapaaminen).
  6. Määritä tapaamisten kesto (esim. 30 min, 60 min).

3.3 Aseta saatavuus

  1. Valitse päivät (maanantai–sunnuntai) ja kellonajat, jolloin asiakkaat voivat varata aikoja.
  2. Määritä buffer‑ajat tapaamisten väliin (esim. 10 min), jotta sinulla on valmisteluaikaa.
  3. Voit luoda useita aikavälejä ja sulkea tiettyjä päiviä (lomapäivät) kalenterista.
  4. Jos haluat estää samanaikaiset varaukset eri palveluille, varmista, että kalenterisi “Shared Calendar” tai “Allow Overlap” -asetukset ovat oikeassa tilassa.

3.4 Säädä lisäasetukset ja julkaise

  1. Lisää halutessasi palveluusi logo tai kuva. Tämä näkyy asiakkaan ajanvarausikkunassa.
  2. Jos käytät useita palveluita, liitä kalenteri sopivaan palveluvalikkoon (Service Menu).
  3. Valitse tapahtuman väri, joka näkyy omassa kalenterissasi.
  4. Paina Save.
  5. Kopioi kalenterin linkki tai upotuskoodi ja liitä se sivuillesi, sähköposteihin tai suppiloihin, jotta asiakkaat voivat varata aikoja suoraan.

4. Live Chat ja Missed Call Text Back (MCTB)

4.1 Live Chatin käyttöönotto

  1. Avaa Sites → Chat Widget ja valitse + New.
  2. Valitse chatin tyypiksi Live Chat.
  3. Määritä tervehdyksen teksti, joka näkyy chat-ikkunan alussa (esim. “Tervetuloa! Miten voimme auttaa?”).
  4. Valitse agentin avatar ja brändivärit, jotta chat vastaa yrityksesi ilmettä.
  5. Lisää toimitusviesti tilanteisiin, joissa agentti ei heti vastaa.
  6. Tallenna asetukset ja kopioi upotuskoodi.
  7. Liitä koodi verkkosivusi head‑ tai body‑osaan (tai aseta se integroidun asetuksen kautta). Live Chat tulee nyt näkyviin sivuillesi ja suppiloihisi.

4.2 Keskustelujen hallinta

  1. Avaa Conversations-näkymä hallintapaneelista.
  2. Käytä suodattimia nähdäksesi pelkät livechat-keskustelut. Voit esimerkiksi valita “Live Chat” filterillä.
  3. Vastaa uusiin chat-viesteihin nopeasti ja ystävällisesti.
  4. Voit päättää keskustelun manuaalisesti (End Chat) tai antaa sen päättyä automaattisen aikakatkaisun jälkeen.
  5. Voit myös luoda työnkulun (Workflow), joka ohjaa chatin tietyille tiimin jäsenille viestin sisällön tai kanavan perusteella.

4.3 Missed Call Text Back (MCTB)

  1. Aktivoi MCTB avaamalla Phone Settings tai SMS Settings.
  2. Etsi “Missed Call Text Back” -vaihtoehto ja ota se käyttöön.
  3. Kirjoita automaattinen viesti, joka lähetetään, kun vastaamatta jääneitä puheluja tulee (esim. “Hei! Huomasimme, että soitit. Pahoittelemme, ettemme ehtineet vastata. Miten voimme auttaa?”).
  4. Tallenna muutokset. Nyt kun puhelu jää väliin, järjestelmä lähettää automaattisen tekstiviestin takaisin soittajalle, mikä palauttaa menetettyjä liidejä.

5. Parhaat käytännöt liidien keräämiseen

  • Pelkistä lomakkeet: Poista turhat kentät etenkin kylmän liikenteen sivuilla. Lyhyempi lomake nostaa täyttöprosenttia.
  • Houkutteleva call‑to‑action: Käytä selkeitä toimintakehotuksia ja korosta hyötyä (esim. “Tilaa oppaamme ja opi lisää”).
  • Tarjoa vaihtoehtoja: Anna mahdollisuus ottaa yhteyttä usealla tavalla: lomakkeen, chatin tai kalenterivarauksen kautta.
  • Seuraa konversioita: Tarkkaile, mistä sivuiltasi liidit tulevat ja missä kohtaa ne putoavat. Näin voit optimoi sisältöä ja muuttaa rakennetta.
  • Testaa ja päivitä: Kokeile eri värisiä painikkeita, otsikoita ja lomakekenttiä. A/B‑testauksen avulla löydät parhaiten toimivat versiot.

Kun hallitset sivujen rakentamisen, lomakkeiden luonnin, kalenterien asettamisen sekä livechat- ja MCTB‑työkalut, liidien kerääminen käy sujuvasti. Seuraavassa osiossa paneudutaan CRM-putkiin ja asiakkuuksien hallintaan.Tässä osiossa keskitymme asiakkuuksien hallintaan ja CRM-putkien luomiseen ratas.io-alustassa. Putket auttavat seuraamaan liidin etenemistä vaihe vaiheelta, kun taas tehtävät ja automaatiot varmistavat, ettei mikään liidi jää ilman huomiota.

1. Putkien luominen ja vaiheiden määrittäminen

1.1 Luo uusi putki

  1. Kirjaudu sisään ratas.io-tilillesi ja valitse vasemmasta navigaatiosta Opportunities.
  2. Napsauta yläreunasta Pipelines (Putket). Näet listan olemassa olevista putkista.
  3. Klikkaa Create New Pipeline. Syötä putkelle nimi, esimerkiksi “Myyntiputki 2026”. Varmista, että nimi on selkeä ja kuvaa prosessin tarkoitusta.
  4. Aloita lisäämällä vaiheita. Kirjoita ensimmäisen vaiheen nimi (esim. “Uusi liidi”) tekstikenttään ja paina Add Stage. Toista vaiheiden lisääminen, kunnes kaikki prosessin vaiheet on luotu (esim. “Kvalifiointi”, “Demo varattu”, “Tarjous”, “Sopimus”).
  5. Stagejen jälkeen ratas.io luo automaattisesti Won- ja Lost -vaiheet, joihin liidit siirtyvät lopullisen tuloksen mukaan.
  6. Järjestä vaiheet vetämällä niitä ylös- ja alaspäin oikeaan järjestykseen.
  7. Klikkaa Save, jotta putki tallentuu.

1.2 Muokkaa olemassa olevaa putkea

  1. Jos haluat muokata aiempaa putkea, siirry Opportunities → Pipelines ja valitse putken nimi.
  2. Klikkaa putken oikeassa yläkulmassa olevaa Edit-kuvaketta.
  3. Muuta vaiheiden nimiä tai järjestystä tarpeen mukaan.
  4. Lisää uusia vaiheita “Add Stage” -painikkeella tai poista vaiheita roskakorikuvakkeesta.
  5. Tallenna muutokset painamalla Save.

2. Liidien tuonti ja mahdollisuuksien luonti

2.1 Massatuonti (CSV-tuonti)

  1. Valitse Opportunities-näkymä ja klikkaa oikeassa yläkulmassa Import.
  2. Valitse tuontityypiksi Opportunities (voit tuoda myös kontakteja, mutta tässä keskitytään putkeen).
  3. Paina Next ja lataa CSV-tiedosto, joka sisältää liidit ja niihin liittyvät tiedot. Huomioi, että tiedoston sarakkeiden tulee sisältää ainakin nimi, sähköposti ja vaihe.
  4. Kun tiedosto on ladattu, klikkaa Next ja määritä sarakkeiden vastaavuus CRM-kenttiin: esimerkiksi Name → Name, Email → Email, Stage → Stage.
  5. Tarkista esikatselusivu, että tiedot ovat oikeissa sarakkeissa.
  6. Aloita tuonti painamalla Start Bulk Import. ratas.io luo jokaiselle riville mahdollisuuden kyseiseen putkeen ja vaiheeseen.

2.2 Yksittäisen mahdollisuuden luominen

  1. Avaa Opportunities-näkymä.
  2. Klikkaa oikeassa yläkulmassa Add Opportunity.
  3. Valitse joko olemassa oleva kontakti pudotusvalikosta tai luo uusi antamalla nimi ja yhteystiedot.
  4. Valitse putki (Pipeline) listasta ja valitse vaihe, johon uusi mahdollisuus sijoitetaan.
  5. Anna mahdollisuudelle arvo (esim. kaupan arvo euroina) ja liitä se tiettyyn tiimin jäseneen, jos haluat osoittaa vastuun.
  6. Klikkaa Create. Uusi mahdollisuus näkyy putkessasi ja voit siirtää sitä vaiheesta toiseen vetämällä.

3. Mahdollisuuksien luominen automaation avulla

3.1 Työnkulun määrittäminen

  1. Siirry Automation → Workflows.
  2. Klikkaa Create Workflow ja valitse pohjaksi Start from scratch.
  3. Lisää Trigger-elementti ja valitse esimerkiksi Form Submitted, jos haluat luoda mahdollisuuden automaattisesti lomakkeen lähetyksen jälkeen.
  4. Aseta tarvittaessa suodattimet, kuten tietty lomakenimi.
  5. Lisää Action → Opportunity → Create/Update Opportunity.
  6. Valitse putki ja vaihe, johon uusi mahdollisuus luodaan, ja määritä arvo tai muut kentät (esim. valuutta, vastuuhenkilö).
  7. Tallenna ja testaa työnkulku esimerkiksi täyttämällä lomake itse.
  8. Kun automaatio toimii, julkaisemit työnkulku ja ota se käyttöön.

4. Tehtävien hallinta

4.1 Luo uusi tehtävä

  1. Avaa Contacts → Tasks vasemmasta valikosta.
  2. Klikkaa + Add Task. Uusi tehtävälomake aukeaa oikeaan paneeliin.
  3. Anna tehtävälle nimi (esim. “Soita liidille” tai “Lähetä tarjous”).
  4. Kirjoita lyhyt kuvaus, jossa kerrot tarkemmin, mitä tehtävässä tulee tehdä.
  5. Määritä eräpäivä. Voit valita myös toistuvuuden (päivittäin, viikoittain, kuukausittain).
  6. Valitse liitetty kontakti (Contact) ja vastuuhenkilö (Assignee).
  7. Paina Save. Tehtävä ilmestyy listalle.

4.2 Muokkaa, merkitse valmiiksi ja poista tehtäviä

  1. Löydät kaikki tehtävät Tasks-näkymästä.
  2. Voit merkitä tehtävän valmiiksi klikkaamalla sen vasemmassa reunassa olevaa check‑boxia.
  3. Muokataksesi tehtävää napsauta sen vieressä olevaa kynä‑kuvaketta, tee muutokset ja paina Save.
  4. Poista tehtävä roskakorikuvakkeesta. Voit myös valita useita tehtäviä kerralla ja tehdä massatoimintoja (Completed, Delete) listan yläpuolella olevasta valikosta.

4.3 Tehtävien suodatus ja hallinta

  1. Käytä Advanced Filters -painiketta rajataksesi näkyviin vain tietyn käyttäjän tehtävät, tietyn tilan (esim. avonaiset, myöhässä), tai tietyt päivämäärät.
  2. Lajittele tehtävät sarakkeiden avulla, esimerkiksi eräpäivän tai luontipäivän mukaan.
  3. Pidä tehtävälista ajan tasalla merkitsemällä valmiit tehtävät ja poistamalla tarpeettomat.
  4. Hyödynnä ilmoituksia: saat ilmoituksen, kun sinulle osoitettu tehtävä luodaan tai eräpäivä lähestyy.

5. Yhtenäinen tehtävien luonti ja hallinta kontaktiprofiileissa

  1. Avaa Contacts-näkymä ja etsi kontakti, jolle haluat luoda tehtävän.
  2. Klikkaa kontaktin nimeä avataksesi profiilin.
  3. Oikeassa yläkulmassa näkyy Tasks-ikoni; klikkaa sitä avataksesi tehtäväpaneelin.
  4. Luo uusi tehtävä, kuten kappaleessa 4.1, liittämällä se suoraan tähän kontaktiin.
  5. Kaikki kontaktin tehtävät näkyvät tässä paneelissa; voit muokata ja merkitä niitä valmiiksi suoraan profiilissa.
  6. Tämä näkymä synkronoituu myös yleiseen Tasks-listaan, joten muutokset päivittyvät automaattisesti.

6. Parhaat käytännöt CRM-putkien ja tehtävien hallinnassa

  • Pidä putket selkeinä: Vältä liian montaa vaihetta. Liian monimutkainen putki hankaloittaa prosessin seurantaa.
  • Automatisoi siirrot: Käytä työnkulkuja, jotka siirtävät mahdollisuudet automaattisesti seuraavaan vaiheeseen tapahtumien (esim. lomakelähetys tai varaus) perusteella.
  • Hyödynnä tehtäviä: Luo tehtäviä tärkeistä toimenpiteistä, kuten seurantapuheluista ja tarjousten lähetyksestä, jotta mikään ei unohdu.
  • Analysoi putkia: Seuraa, kuinka pitkään mahdollisuudet viipyvät eri vaiheissa ja puutu jumittaviin liideihin.
  • Kouluta tiimi: Varmista, että kaikki ymmärtävät putken vaiheet ja osaavat käyttää tehtäviä sekä automaatioita.
  • Päivitä putki säännöllisesti: Poista vanhentuneet mahdollisuudet ja päivitä vaiheiden nimet vastaamaan liiketoimintasi nykyisiä prosesseja.

Kun hallitset putkien luomisen, liidien lisäämisen, automaatiot ja tehtävien hallinnan, CRM-prosessi pysyy järjestyksessä ja tiimisi tietää aina, mitä seuraavaksi tapahtuu. Seuraavassa osiossa tutustumme automaation ja työnkulkujen rakentamiseen vielä syvällisemmin.# Automaatio ja työnkulut – yksityiskohtainen opas

ratas.io:n automaatiojärjestelmä perustuu työnkulkuihin (workflows), joissa yksi tai useampi triggeri käynnistää joukon toimintoja. Työnkulkujen avulla voit lähettää sähköposteja, lisätä tageja, luoda tehtäviä, ajastaa odotuksia tai jakaa polkuja ehtojen mukaan – täysin automatisoidusti. Tämä opas kertoo askel askeleelta, miten rakennat ja hallinnoit työnkulkuja.

1. Työnkulun luominen

  1. Avaa työkalut: Valitse päävalikosta Automation → Workflows. Näet luettelon jo olemassa olevista työnkuluista sekä Create New Workflow -painikkeen.
  2. Luo uusi työnkulku: Klikkaa Create New Workflow ja valitse Start from Scratch tai jokin valmiista templateista (esimerkiksi “Appointment Booking” tai “Lead Nurture”). Anna työnkululle kuvaava nimi ja paina Create Workflow.

2. Triggerin määrittäminen

Triggeri on tapahtuma, joka käynnistää työnkulun. ratas.io tarjoaa kymmeniä triggerivaihtoehtoja, kuten yhteystietojen luonti, lomakkeen lähetys, ajanvaraus ja puhelut. Yleisiä vaihtoehtoja:

  • Contact Created – kun uusi kontakti tallentuu CRM:ään.
  • Form Submitted – asiakas lähettää sivulla olevan lomakkeen.
  • Call Status – puhelun tila muuttuu (vastattu, vastaamaton, postiääniviesti).
  • Appointment Booked – kalenterivaraus tehdään.

Näin asetat triggerin:

  1. Lisää triggeri: Työnkulun yläosassa näkyy Add Trigger -elementti. Klikkaa sitä ja valitse haluamasi triggeri avautuvasta listasta.
  2. Nimeä triggeri: Anna selkeä nimi, esimerkiksi “Liidilomake lähetetty” tai “Uusi asiakas”. Tämä helpottaa työnkulkujen hallintaa.
  3. Aseta suodattimet: Joissakin triggereissä voit rajata käynnistystä. Esimerkiksi Form Submitted -triggerissä voit valita tietyt lomakkeet, joista työnkulku aktivoituu. Aseta tarvittaessa lisäsuodattimia (esim. tagi, liidin lähde tai kanava).
  4. Tallenna: Klikkaa Save Trigger. Jokainen työnkulku voi sisältää vain yhden triggerin; jos tarvitset useita ehtoja, käytä ehto- ja päätöstasoja myöhemmin.

3. Toimintojen lisääminen

Toiminnot määrittävät, mitä tapahtuu triggerin laukaisun jälkeen. ratas.io:n toiminnot jaotellaan ryhmiin:

  • Viestintätoiminnot: Lähetä sähköposti, tekstiviesti (SMS/MMS), voicemessage, aseta puhelu tai lähetä WhatsApp-viesti.
  • Yhteystiedon hallinta: Päivitä yhteystiedon kenttiä, lisää tai poista tageja, luo uusi kontakti.
  • CRM ja putket: Luo tai päivitä mahdollisuus, liitä kontakti putkeen, muuta vaihetta.
  • Tehtävät ja muistutukset: Luo sisäinen tehtävä, lisää muistiinpano tai Slack-ilmoitus.
  • Ehdolliset toiminnot: Käytä If/Else-ehtoa jakamaan polku ehtojen mukaan ja Goal-toimintoa hyppäämään tiettyyn kohtaan.
  • Ajastukset ja odotukset: Lisää Wait-toiminto (pysyvä viive) tai Event Wait (odota, että tietty tapahtuma, kuten ajanvaraus tai tagin lisäys, tapahtuu).

Toiminnon lisääminen:

  1. Klikkaa Add Action: Triggerin alapuolella valitse + tai Add Action. Näyttöön avautuu valikko, josta voit valita toiminnon.
  2. Valitse toiminto: Esimerkiksi Send Email. Täytä tarvittavat kentät: aihe, lähettäjä, vastaanottaja (usein {{contact.email}}), viestin sisältö ja liitteet. Voit käyttää valmiita sähköpostimalleja tai kirjoittaa viestin itse.
  3. Lisää useita toimintoja: Työnkulussa voit lisätä niin monta toimintoa kuin haluat. Toiminnot suoritetaan oletuksena peräkkäin ylhäältä alas.
  4. Lisää ehtoja: Jos haluat jakaa polun, lisää If/Else-toiminto ja aseta ehto (esim. kontaktilla on tagi VIP). Syötä toiminnot kumpaankin haaraan.
  5. Lisää tavoitteita: Goal-toiminto lopettaa työnkulun tiettyyn pisteeseen, kun ehto täyttyy (esim. yhteystieto siirtyy Won‑vaiheeseen).
  6. Aseta viiveitä: Lisää Wait-toiminto halutessasi tauon (esim. “wait 1 day”) tai Event Wait odottamaan, että kontakti varaa ajan tai saa tagin.

4. Työnkulun testaus ja julkaisu

Ennen kuin otat työnkulun käyttöön asiakkaille, testaa se:

  1. Testi ja esikatselu: Työnkulun ylävalikossa on Test Workflow -painike. Valitse testikontakti tai luo väliaikainen testikontakti ja aja työnkulku sillä. Tarkista, että sähköpostit, SMS-viestit ja CRM-päivitykset toimivat oikein.
  2. Tallenna ja julkaise: Kaikki muutokset tallentuvat Save-painikkeella. Kun työnkulku on valmis, vaihda tila Draft → Publish työnkulun oikeassa yläkulmassa. Vain julkaistut työnkulut käynnistyvät oikeissa tilanteissa.
  3. Poista käytöstä tai aktivoi: Voit kytkeä työnkulun päälle tai pois päältä julkaisemisen jälkeen. Tämä on hyödyllistä A/B-testauksissa.

5. Työnkulkujen hallinta

  • Kopioi ja siirrä: Työnkulun asetuksista voit duplikoida työnkulun, jos haluat luoda uuden version ilman, että alkuperäinen muuttuu.
  • Versiohistoria: ratas.io tallentaa muutoksia työnkulkuihin. Jos jokin menee pieleen, voit palata aiempaan versioon.
  • Raportointi: Automaatioiden tuloksia voit tarkastella raporteissa (esim. kuinka moni kontakti on suorittanut työnkulun loppuun). Tämä auttaa optimointiin.

6. Parhaat käytännöt

  • Yksinkertaisuus: Rakenna selkeät, lyhyet työnkulut ja nimeä jokainen osio niin, että tiedät heti, mitä ne tekevät.
  • Vältä silmukoita: Älä luo tilannetta, jossa toiminto laukaisee oman triggerinsä ja aiheuttaa loputtoman kierteen.
  • Testaa ja tarkista: Testaa jokainen triggeri eri skenaarioilla ja varmista, että vain halutut kontaktit pääsevät työnkulkuun. Käytä testikontakteja.
  • Hyödynnä segmentointia: Käytä tageja ja ehtoja ohjataksesi oikeat kontaktit sopiviin haaroihin. Tämä parantaa viestien relevanssia.
  • Päivitä säännöllisesti: Tarkista toimivuutta aina, kun teet muutoksia lomakkeisiin, liidien keruuseen tai putkiin. Poista tarpeettomat työnkulut tai yhdistä niitä toisiinsa selkeyden vuoksi.

Kun hallitset automaation, voit siirtyä seuraavaan osa-alueeseen – monikanavaisiin viestintään ja kampanjoihin – jotta kaikki viestisi lähtevät oikeaan aikaan oikeille kontakteille.# Viestintä ja kampanjat – yksityiskohtainen opas

ratas.io yhdistää kaikki viestintäkanavat samaan järjestelmään. Sähköpostit, tekstiviestit, puhelut ja sosiaalisen median julkaisut hoituvat yhdestä paikasta, jolloin liidit pysyvät lämpiminä ja asiakaskokemus yhdenmukaistuu. Tässä osiossa käydään läpi, miten luot kampanjoita ja hallinnoit eri kanavia.

1. Sähköpostikampanjat

Sähköpostit ovat tärkeä osa liidien nurturointia. ratas.io:ssa prosessi etenee kahdessa vaiheessa: ensin luot tai muokkaat sähköpostimallin, sitten rakennat ja lähetät kampanjan.

1.1 Mallin luominen tai valinta

  1. Avaa mallipohjat: Mene Marketing → Emails → Templates. Tässä näkymässä näet valmiit mallipohjat ja omat aiemmat mallisi.
  2. Luo uusi tai valitse pohja: Klikkaa New ja selaa mallikirjastoa. Voit esikatsella mallia ja valita sen tai luoda kampanjan suoraan valitsemalla Create Campaign.
  3. Muokkaa mallia: Sähköpostieditorissa voit lisätä tekstiä, kuvia, painikkeita ja käyttää vetäytys‑elementtejä. Muokkaa viestin ulkoasua, värejä ja fontteja. Tallenna mallisi välillä, jotta et menetä työstäsi.
  4. Testaa malli: Käytä Send Test Email -painiketta lähettääksesi mallin itsellesi. Tarkista viestin ulkoasu eri laitteissa ja varmista, että linkit ja merge‑tagit toimivat.

1.2 Kampanjan luominen ja lähettäminen

  1. Avaa kampanjat: Siirry Marketing → Emails → Campaigns. Klikkaa New ja valitse Select Template. Valitse muokkaamasi malli listasta.
  2. Täytä lähettäjän tiedot: Syötä kampanjan nimi, lähettäjä (nimi ja sähköpostiosoite) ja vastausosoite. Voit käyttää lähettäjän nimenä yrityksesi tai henkilöä, josta kampanja vaikuttaa tulevan.
  3. Valitse vastaanottajat: Valitse segmentti tai luettelot, joille kampanja lähetetään. Huolehdi, että kontaktilistasi on jaettu relevantteihin segmentteihin (esim. liidit, asiakkaat, VIP-ryhmä). Segmentit on hyvä synkronoida CRM‑tageihin.
  4. Aikataulu tai lähetä: Valitse Send Now lähettääksesi viestin heti tai Schedule valitaksesi päivämäärän ja kellonajan. Huomioi aikavyöhykkeet; ratas.io käyttää tilin aikavyöhykettä. Kampanjat tallentuvat tilaan Scheduled tai Sent.
  5. Seuraa tuloksia: Kampanjan lähetyksen jälkeen näet avaus‑ ja klikkausprosentit sekä bounce‑tilastot raportoinnissa. Testaa eri otsikoita ja CTA-painikkeita parhaan tuloksen saavuttamiseksi.
  6. Varmista lähettäjän luotettavuus: Varmista, että sähköpostilähetykset ovat DKIM- ja SPF-todennettuja ja domain on vahvistettu, jotta viestisi eivät päädy roskapostiin.

2. SMS‑kampanjat

Tekstiviestit tavoittavat vastaanottajat nopeasti. ratas.io:ssa voit lähettää bulk‑viestejä kontaktinäkymästä sekä automatisoida viestiketjuja.

2.1 Kertaluonteinen bulk‑SMS

  1. Valitse kontaktit: Mene Contacts ja käytä Filters-paneelia rajataksesi vastaanottajat. Voit valita listan, tagin tai yksittäisiä kontakteja.
  2. Lähetä SMS: Kun kontaktit on valittuna, klikkaa puhekupla‑ikonia Send SMS. Valitse lähetysnumeroksi yksi ratas.io‑numerosi, kirjoita viesti ja säädä halutessasi drip‑asetuksia (eräkoko ja lähetysväli). Klikkaa Send SMS.
  3. Huomioi merkkimäärä ja kulut: Pitkät viestit pilkotaan useampaan segmenttiin, mikä nostaa kustannuksia. Viestihaasteet (10DLC‑rekisteröinti USA:ssa) on hoidettava, jotta viestit menevät perille.

2.2 Snippetit (tekstipohjat)

Snippeteillä luot nopeasti toistuvia viestejä.

  1. Avaa Snippets: Siirry Marketing → Snippets.
  2. Luo uusi snippet: Klikkaa + Add Snippet ja anna snippetille nimi ja viestisisältö. Voit liittää tiedoston, lisätä dynaamisia kenttiä (esim. {{contact.first_name}}) ja nähdä esikatselun.
  3. Personoi ja testaa: Käytä Custom Values ja Trigger Links -kenttiä personointiin. Syötä puhelinnumero ja lähetä testi itsellesi; tarkista viestin pituus ja segmentit. Tallenna snippet.
  4. Käytä Snippetiä viesteissä: Vastatessasi kontakteille Conversations-näkymässä, klikkaa Snippets-ikonia, hae snippet nimellä ja lisää viesti keskusteluun.
  5. Hallinnoi Snippet-kirjastoa: Voit muokata, poistaa tai nimetä snippetejä uudelleen Snippets-näkymässä, jotta kirjastosi pysyy ajantasaisena.

2.3 SMS‑automaatio

  1. Luo työnkulku: Avaa Automation → Workflows ja luo uusi työnkulku. Valitse triggeriksi esimerkiksi Form Submitted tai Appointment Booked.
  2. Lisää SMS-toiminto: Klikkaa Add Action ja valitse Send SMS. Kirjoita viesti tai valitse aiemmin luotu snippet listasta. Tallenna toiminto.
  3. Testaa ja julkaise: Käytä testikontaktia varmistaaksesi, että SMS lähtee oikein. Julkaise työnkulku, jotta viestit lähtevät automaattisesti aina, kun triggeri aktivoituu.

3. Puhelut ja Missed Call Text Back

ratas.io sisältää puhelintoiminnot sekä Missed Call Text Back (MCTB) -ominaisuuden, joka lähettää automaattisen tekstiviestin, jos puheluun ei vastata. MCTB‑viestin käyttö voi palauttaa jopa 20–30 % menetetyistä liideistä.

3.1 Puhelinjärjestelmän asetukset

  1. Integroi puhelinnumero: Varmista, että puhelin- ja SMS-palvelu (esim. Twilio) on liitetty Settings → Integrations -osiossa. Lisää oma numero tai osta uusi numero.
  2. Aseta Call Forwarding: Voit ohjata saapuvat puhelut tiimillesi tai puhelinjärjestelmään. Avaa Phone → Numbers, valitse numero ja määritä välitys.
  3. Tallenna puhelut: Käytä asetuksia tallentaaksesi saapuvat ja lähtevät puhelut laatuvalvontaa varten. Varmista, että tallennus on sallittua lainsäädännöllä.

3.2 Missed Call Text Back

  1. Ota käyttöön MCTB: Mene Phone → Settings ja etsi Missed Call Text Back -asetus. Ota se käyttöön ja määritä viesti, joka lähetetään vastaamattoman puhelun jälkeen.
  2. Mukauta viestit: Luo ystävällinen, lyhyt viesti, jossa pyydät soittamaan takaisin tai tarjoat apua (esim. “Pahoittelut, emme ehtineet vastaamaan. Kuinka voimme auttaa?”).
  3. Säädä viive: Voit lisätä viiveen viestin lähetykseen (esim. 1 minuutti), jotta vastaaja ehtii mahdollisesti soittaa uudelleen ennen viestin lähtöä.
  4. Seuraa tehokkuutta: Tarkastele Missed Call Text Back -raportteja ja laske, kuinka monta asiakasta on vastannut viestiin.

4. Sosiaalisen median hallinta (Social Planner)

Social Planner kerää sosiaalisen median kanavat yhteen ja antaa mahdollisuuden luoda, ajoittaa ja julkaista viestejä yhdellä kertaa. Voit yhdistää Facebook-, Instagram-, LinkedIn-, Google Business -, Pinterest-, TikTok- ja YouTube-kanavat.

4.1 Tilien yhdistäminen

  1. Avaa Social Planner: Siirry Marketing → Social Planner.
  2. Yhdistä tilejä: Valitse Settings → Connect Social ja valitse yhdistettävä kanava (esim. Facebook-sivu, Instagram-yritysprofiili). Seuraa ohjattua prosessia kirjautumalla sosiaalisen median tiliin ja myöntämällä luvat.
  3. Tarkista käyttöoikeudet: Social Planner näyttää yhdistetyt tilit. Voit lisätä useita tilejä eri alustoilta.

4.2 Postauksen luominen ja ajoittaminen

  1. Luo postaus mallista: Valitse New Post → Social Planner Templates. Selaa valmiita malleja, valitse käyttämäsi sosiaalisen median kanavat ja mukauta teksti, kuvat ja ajastus. Klikkaa Schedule Posts.
  2. Luo oma postaus: Valitse New Post → Create New Post. Kirjoita viestiteksti ja lisää kuvat tai videot (kuvia enintään 10 kpl, video 1 kpl, max 1 GB). Valitse kanavat ja aikataulu (heti, tietty aika tai toistuvaksi).
  3. Aseta käyttäjä ja meta: Valitse, kenen nimissä postaus julkaistaan (esim. yrityksen edustaja) ja lisää tarvittaessa sijainti- tai tunnisteet. Social Planner tallentaa luonnokset ja näyttää tulevat julkaisut kalenterinäkymässä.

4.3 RSS-syötteet ja toistuvat julkaisut

ratas.io tukee RSS-syötteiden avulla automaattisia sosiaalisen median julkaisuja. Mene Social Planner → Settings → RSS ja lisää blogisi RSS-URL. Valitse kanavat ja julkaisutiheys. Social Planner julkaisee uudet artikkelit automaattisesti.

5. Puhelut ja ääniviestit

Lisää viestintää voi hoitaa automaattisten ääniviestien ja puhelujen avulla.

  1. Voicemail Drops: Voit käyttää Voicemail Drop -toimintoa lähettääksesi valmiin ääniviestin, joka menee suoraan vastaanottajan puhepostiin. Tämä tehdään työnkulussa valitsemalla Send Voicemail -toiminto.
  2. Direct Ringless Voicemail: Valitse Ringless Voicemail -toiminto työnkulussa, jolloin järjestelmä soittaa suoraan vastaanottajan puhelimen vastaajaan, eikä puhelinta hälytellä.
  3. Automated Calls: Työnkulussa voit käyttää Manual Call -toimintoa luodaksesi soittolistan, jonka tiimisi jäsenet käyvät läpi.

6. Parhaat käytännöt

  • Segmentoi listasi: Lähetä viestit vain relevantille yleisölle ja käytä tageja ja kenttiä suodatukseen.
  • Personoi viestit: Käytä merge‑tageja ja Snippetejä, jotta viestit tuntuvat henkilökohtaisilta.
  • Älä spammaa: Yhden kanavan ylikuormitus voi johtaa viestien poistamiseen. Tasapainota sähköposti-, SMS- ja sosiaalisen median viestien määrää.
  • Seuraa tuloksia: Hyödynnä kampanjaraportointia ja Social Plannerin analytiikkaa. Muokkaa sisältöä sen perusteella, mikä toimii parhaiten.

Kun hallitset monikanavaisen viestinnän, seuraava askel on ottaa käyttöön maksutoiminnot ja kaupanominaisuudet sekä seurata myyntien tuloksia.# Maksut ja kaupankäynti – yksityiskohtainen opas

ratas.io:n Commerce-moduuli mahdollistaa verkkokaupan, maksuportaalin ja kurssitarjousten hallinnan ilman erillisiä työkaluja. Tämä opas opastaa maksupalveluiden liittämisessä, maksutapojen hallinnassa ja tuotteiden luomisessa.

1. Maksupalvelun liittäminen

1.1 Stripe-integraatio

Stripe on laajimmin tuettu maksupalvelu ratas.io:ssa. Sen liittäminen tapahtuu seuraavasti:

  1. Avaa integraatiot: Mene Payments → Integrations. Näet listan tuetuista palveluista (Stripe, PayPal, Authorize.net, NMI, Square, manuaaliset maksut).
  2. Valitse Stripe: Klikkaa Connect with Stripe.
  3. Kirjaudu tai luo tili: Uusi ikkuna avautuu. Kirjaudu olemassa olevaan Stripe-tiliisi tai luo uusi tili. Tämän vaiheen aikana Stripe saattaa pyytää vahvistamaan yritystietosi.
  4. Valtuuta yhteys: Hyväksy integraatio, jolloin ratas.io saa tarvittavat oikeudet veloitusten käsittelyyn. Kun yhteys on valmis, voit klikata Manage hallitaksesi asetuksia.

Huomio: Yksi ratas.io‑alitili voi olla yhdistetty vain yhteen Stripe-tiliin. Jos hallinnoit useita brändejä tai yrityksiä, luo kullekin oma alitili ja liitä siihen oma Stripe-tili.

1.2 Muut maksupalvelut

ratas.io tukee myös muita portteja (esim. PayPal, Authorize.net, NMI, Square ja Razorpay). Näiden liittäminen tapahtuu samalla periaatteella: valitse Connect kyseisen palvelun kohdalla, syötä tunnistetiedot ja salli integraatio. Huomaa, että eri maksupalvelut soveltuvat eri tuotealueisiin. Katso virallista taulukkoa varmistaaksesi, että valitsemasi palvelu toimii haluamassasi kontekstissa.

1.3 Testitila ja valuutat

Stripe ja muut portit tarjoavat testitilan. Voit tehdä testimaksuja ilman oikeita kortteja ja varmistaa, että kassavirta toimii. Varmista, että vaihdat takaisin live-tilaan ennen oikean myynnin aloittamista. Hyväksyttyjen valuuttojen määrä riippuu palveluntarjoajasta.

2. Maksutapojen hallinta

Kun Stripe on liitetty, voit määrittää, mitkä maksutavat näkyvät asiakkaillesi eri kassakokemuksissa. LeadConnector/Ratas.io käyttää konfiguraatioita (Invoice, InvoiceWithAutopayment, Store ja Default) erottaakseen tilanteet:

  1. Avaa Stripe Dashboard: Kirjaudu Stripe-tilillesi ja mene Settings → Connect → Payment methods → Your account.
  2. Valitse konfiguraatio: Valitse pudotusvalikosta haluamasi konfiguraatio (Invoice, InvoiceWithAutopayment, Store tai Default). Kukin konfiguraatio määrää, mitkä maksutavat ovat oletuksena käytössä eri kanavissa (esim. tilauslaskut, verkkokauppa, yksittäinen kassalinkki).
  3. Ota maksutapa käyttöön tai pois: Kytke päälle tai pois haluamasi maksutavat listasta. Tuettuja maksutapoja ovat esimerkiksi kortit, Apple Pay (edellyttää rekisteröityjä verkkotunnuksia), Google Pay, ACH Direct Debit, Klarna, AfterPay, Bancontact, iDEAL, SEPA Direct Debit, Link, Amazon Pay, Revolut Pay, CashApp ja GrabPay. Huomioi, että jotkin maksutavat vaativat toimitusosoitteen tai ovat tarjolla vain tietyissä maissa.
  4. Tallenna muutokset: Kun asetukset on päivitetty, ne vaikuttavat ratas.io-kassalla käytettävissä oleviin vaihtoehtoihin. Testaa kassalinkeillä, että oikeat maksutavat näkyvät.

Vinkki: Joitain maksutapoja ei voi käyttää toistuvissa tilauksissa; tarkista taulukko varmistaaksesi, mitkä tukevat subscription-maksuja.

3. Tuotteen luominen

Commerce-moduuli mahdollistaa fyysisten ja digitaalisten tuotteiden, tilausten ja kurssitarjousten myymisen. Alla on vaiheittainen ohje uuden tuotteen luomiseen ja sen liittämiseen kurssitarjoukseen.

3.1 Pääsy tuotteen luontisivulle

  1. Navigoi Products-näkymään: Avaa sivupalkista Payments ja valitse ylävalikosta Products.
  2. Luo uusi tuote: Klikkaa oikeassa yläkulmassa + Create Product. Tämä avaa tuotteen luontilomakkeen.

3.2 Tuotetiedot

  1. Include in Online Store: Päätä näkyykö tuote verkkokaupassa. Jos tuote on tarkoitettu vain kassalinkkiä varten (esim. tekstiviestin kautta), voit piilottaa sen.
  2. Title ja Description: Anna tuotteelle nimi (esim. “Verkkokurssi: Joogaa aloittelijoille”) ja kuvaile se yksityiskohtaisesti. Voit käyttää lihavointeja, kursiiveja ja linkkejä parantaaksesi viestin luettavuutta.
  3. Media: Lataa tuotekuva (suositus: 1024×1024 px, alle 10 MB) tai video, joka kuvastaa tuotetta.
  4. Product Label ja Collection: Tarvittaessa lisää merkintä (esim. “Uutuus”) ja valitse tai luo tuoteryhmä, joka auttaa järjestämään katalogin.

3.3 Verot ja laskutustiedot

  1. Product Tax Code: Valitse veroluokitus, joka mahdollistaa automaattisen verolaskennan.
  2. Include tax in prices: Määritä näytetäänkö hinta verollisena vai verottomana; valitse “Yes” sisällyttääksesi veron tai “No” näyttääksesi sen erikseen.
  3. Attach Tax Rates: Jos myyt kansainvälisesti tai haluat poikkeavat verokannat, liitä sopivat verosäännöt.
  4. Statement Descriptor: Voit muuttaa nimikettä, joka näkyy asiakkaan korttilaskulla, selkeyden lisäämiseksi.

3.4 Hinnoittelu

  1. Pricing Name: Anna hinnalle nimi (esim. “Kertamaksu” tai “Kuukausitilaus”), jotta erotat eri hintatasot.
  2. Type: Valitse Onetime (kertamaksu) tai Recurring (toistuva maksu). Toistuvan maksun valinnassa voit määrittää laskutusjakson, koeajan ja maksuilla annetun pääsyn keston.
  3. Amount ja Compare-at Price: Syötä hinta ja, jos haluat näyttää alennuksen, lisää vertailuhinta.
  4. Currency ja Inventory: Valitse valuutta ja aseta varaston seuranta tarvittaessa. Voit lisätä rajoituksia ostokertojen määrälle tai asettaa metatietoja lisäasetuksista.
  5. Huomio subscription-maksuissa: Jos asetat toistuvan maksun ja määrität maksukertojen lukumäärän, tilaus päättyy automaattisesti, kun maksuja on tehty sovittu määrä.

3.5 Liitä tuote kurssitarjoukseen

  1. Aktivoi Membership Offer: Ota käyttöön Membership Offer -vipu tuotteen asetuksissa.
  2. Valitse tarjous: Valitse julkaistu kurssitarjous avautuvasta listasta. Vain julkaistut tarjoukset näkyvät; jos oletus ei näy, varmista että olet julkaissut tarjouksen.
  3. Muista luoda ja julkaista tarjous etukäteen: Luo kurssitarjous Memberships-osiossa (Offers → +Create Offer) ennen tuotteen luontia.
  4. Tarkista linkitys: Kun asiakas ostaa tuotteen, hän saa automaattisesti pääsyn valittuun kurssiin; tämä automatisoi sisäänkirjauksen.

3.6 Variantit ja SEO-asetukset

  1. Variantit: Lisää erilaisia versioita tuotteesta (esim. Basic, Premium, Pro) Variants-osiossa. Aseta vaihtoehdot, hinnat, varastot ja valinnainen inventaarion seuranta jokaiselle variantille.
  2. SEO-asetukset: Optimoi tuotteen näkyvyys hakukoneissa lisäämällä SEO Title, SEO Description ja määrittämällä URL-osoitteen slug (Handle).

3.7 Tallennus ja julkaisu

Klikkaa Save tai Save Product sivun alareunassa tallentaaksesi tuotteen ja hinnoittelun. Tuote näkyy nyt Commerce-listalla ja on valmis myytäväksi. Mikäli tuote on liitetty kurssitarjoukseen, asiakkaat saavat välittömästi käyttöoikeuden ostoksen jälkeen.

Vinkki: Voit luoda useita hintatasoja samalle tuotteelle (esim. kertamaksu ja kuukausitilaus) lisäämällä toisen price‑osion tuotteen hinnat‑osiossa.

4. Muut maksutoiminnot

4.1 Kassa‑ ja maksulinkit

Ratas.io antaa mahdollisuuden luoda maksulinkkejä yksittäisille tuotteille tai tuotekokonaisuuksille. Valitse Payments → Payment Links ja klikkaa Create Payment Link. Valitse tuote(t), määritä hinta ja muokkaa kassasivun ulkoasua. Maksulinkki voidaan lähettää sähköpostilla, SMS:llä tai upottaa verkkosivulle.

4.2 Tilaukset ja laskut

Invoices-näkymässä voit luoda yksittäisiä ja toistuvia laskuja, lisätä tuotteita, määrittää maksuehdot ja lähettää laskut suoraan asiakkaalle. Muista valita oikea maksutapakokoonpano (Invoice vs. InvoiceWithAutopayment) Stripe-paneelissa.

5. Parhaat käytännöt

  • Testaa ennen julkaisua: Käytä Stripe Test -tilaa varmistaaksesi, että maksutapahtumat toimivat ennen kampanjoiden aloittamista.
  • Tarjoa useita maksutapoja: Korttimaksujen lisäksi tarjoa Apple Pay, Google Pay ja paikallisia maksutapoja (esim. SEPA, Bancontact) kasvattaaksesi konversioita.
  • Varmista yhteensopivuus toistuville maksuille: Kaikki maksutavat eivät tue subscription-maksuja; tarkista rajaukset ja käytä luotettavia metodeja toistuvaan laskutukseen.
  • Käytä selkeitä tuotenimiä ja kuvauksia: Hyvin kirjoitetut, SEO-optimoidut tuotekuvaukset parantavat löydettävyyttä ja vähentävät ostajan epävarmuutta.
  • Hallitse verot huolellisesti: Käytä oikeita tax codeja ja varmista, että verot lisätään tai sisällytetään hintoihin oikein, erityisesti kansainvälisissä myynneissä.

Tällä maksujen ja kaupankäynnin ohjeistuksella olet valmis ottamaan ratas.io:n Commerce-moduulin tehokkaasti käyttöön ja myymään tuotteitasi tai kurssejasi turvallisesti ja joustavasti.# Analytiikka ja raportointi: yksityiskohtainen ohje

Tässä osiossa opastetaan yksityiskohtaisesti, miten ratas.io:ssa tarkastellaan sivu‑ ja suppiloanalytiikkaa, rakennetaan omia raportteja, lisätään Google Analytics‑widgettejä sekä luodaan omia mittareita. Noudattamalla näitä ohjeita saat selkeän kuvan markkinointisi ja myyntisi toimivuudesta.

1 Site & Funnel Analytics

ratas.io:n Site & Funnel Analytics‑koontinäyttö auttaa seuraamaan, kuinka hyvin sivut ja suppilot vetävät liikennettä ja tuottavat tuloksia. Näin käytät sitä:

  1. Avaa Analytics‑näkymä. Siirry alitilisi etusivulta vasemman sivupalkin Sites‑kohtaan ja valitse yläreunan navigointipalkista Analytics.
  2. Valitse analysoitava omaisuus. Valitse pudotusvalikosta omaisuustyyppi (Funnels, Websites, Blogs, Webinars, Forms, Surveys, QR Codes tai External Tracking). Vain yksi omaisuustyyppi voi olla kerrallaan aktiivinen, ja tämä määrää, mitkä KPI‑kortit ja kaaviot näkyvät. Voit lisäksi valita tietyn suppilon tai sivun tarkemmaksi tarkasteluksi.
  3. Aseta aikaväli. Oikean yläkulman päivämäärävalitsimella valitset ajanjakson. Näin voit vertailla esimerkiksi kuluvan viikon tuloksia edelliseen viikkoon.
  4. Tarkastele KPI‑kortteja. Valitut KPI‑kortit toimivat välilehtinä: klikkaamalla korttia (esim. Page Views, Opt‑ins, Sales tai Opt‑in Conversion Rate) päivität kaaviot ja taulukot kunkin mittarin näkymään.
  5. Tulkitse kaavioita. Kaaviot näyttävät esimerkiksi sivuvierailujen kehityksen, konversiot ja myynnin. Voit siirtyä takaisin listan muihin KPI‑kortteihin ja vaihtaa omaisuustyyppiä toistamalla vaiheet 2–4.

1.1 Traffic Source Analytics

Traffic Source Analytics paljastaa, mistä markkinointikanavista verkkoliikenne tulee. Ota se käyttöön seuraavasti:

  1. Mene Sites → Analytics. Valitse Funnels tai Website ja aseta aikaväli.
  2. Scrollaa Acquisition Data‑osioon. Valitse Traffic Channel‑välilehti nähdäksesi liikenteen jakauman kanavittain (Direct, Paid Social, Paid Search, Organic Search, Referral jne.).
  3. Vaihda Source/Medium‑välilehdelle, jos haluat tarkemmat lähteet (esim. google/organic, facebook/social).
  4. Vie kursori kaaviossa tietyn päivän kohdalle, jolloin näet kanavakohtaisen liikenne‑määrän tooltipissä.
  5. Tarkasta UTM‑parametrit ja click ID:t: HighLevel lukee utm_source, utm_medium ja utm_campaign -parametrit sekä click ID:t (gclid, msclkid, fbclid) määrittääkseen, mihin kanavaan kävijä kuuluu. Varmista, että kampanjalinkit on merkitty oikein, jotta data ei mene Other‑luokkaan.

2 Custom Reports – räätälöidyt raportit

Custom Reports‑toiminnolla luot omia raportteja ja ajastat ne lähetettäväksi automaattisesti. Seuraa näitä vaiheita:

  1. Avaa raportit. Valitse vasemman navigoinnin Reporting ja klikkaa Custom Reports. Aloita uudella raportilla valitsemalla New Report.
  2. Valitse aloituspiste. Voit aloittaa tyhjältä pohjalta tai muuntaa olemassa olevan dashboardin raportiksi.
  3. Anna raportille nimi. Jos aloitat tyhjästä, Report Builder avautuu ja voit nimetä raportin sen tarkoituksen mukaisesti.
  4. Mukauta kansisivu. Ensimmäinen sivu on kansisivu. Avaa Page Properties‑valikko ja lataa yrityksesi logo, määritä sivun otsikot ja säädä taustan väri.
  5. Lisää widgettejä ja osioita. Klikkaa vasemman reunan +‑ikonia ja lisää haluamasi widgetit widget‑valikosta; käytä Elements‑valikkoa otsikoiden ja sisältöosioiden lisäämiseen. Voit vaihtaa teeman tai luoda oman teeman Themes‑valikossa.
  6. Hallinnoi sivuja. Lisää uusi sivu +‑painikkeella, näytä kaikki sivut Page‑ikonista ja järjestä sivuja vetämällä ja nimeämällä ne uudelleen.
  7. Lataa PDF: Kun raportti on valmis, lataa PDF-painikkeesta tulostettava versio.
  8. Tallenna ja lähetä. Napsauta Save, valitse Send tai Schedule.
  9. Konfiguroi aikataulu ja toimitus. Määritä lähetystiheys (päivittäin, viikoittain jne.), lähetysaika, datan aikaväli, lähettäjän sähköpostiosoite ja vastaanottajat. Voit ottaa käyttöön widget‑tason päivämääräasetukset ja trendivertailun.
  10. Lähetä testiviesti. Lähetä testisähköposti varmistaaksesi, että raportti näyttää oikealta.
  11. Säästä ja ajasta. Kun kaikki on kunnossa, valitse Save and Schedule. Raportti lähetetään automaattisesti määrittämäsi aikataulun mukaan.

Vinkit raportointiin

  • Aikavyöhykkeet: Raportin rakentajan data käyttää selaimen aikavyöhykettä, mutta lähetettyjen sähköpostien esikatselu noudattaa sub‑accountin aikavyöhykettä. Mainosalustojen data noudattaa niiden omia aikavyöhykkeitä.
  • Widget‑tason päivämääräasetukset: Jos raportissa on widgettejä, joilla on oma päivämääräasetuksensa (esim. vertailujaksoja), aktivoi Widget‑Level Date Settings, jotta nämä asetukset pysyvät emailissa.

3 Google Analytics (GA4) widgettien lisääminen

Kun yhdistät GA4‑propertyn ratas.io:hon, voit lisätä Google Analytics ‑widgettejä sekä dashboardeihin että Custom Reports ‑raportteihin. Vaiheet:

3.1 Lisää GA‑widgetti dashboardiin

  1. Avaa Dashboard ja valitse haluamasi dashboard (ylänavigaation sininen painike).
  2. Klikkaa Edit Dashboard → Add Widget.
  3. Valitse kaaviotyyppi (Numerical, Donut, Line, Bar, Table). Etsi Google Analytics‑kategoria ja valitse widget (esim. Total Users, Sessions by Channel, Top Pages). Klikkaa, niin widget lisätään dashboardiin.
  4. Määritä widgetin suodattimet: valitse halutessasi kanava, lähde/medium, sivu tai päivämäärä ja muokkaa värejä.
  5. Klikkaa Save. Widget alkaa hakea GA4‑dataa.

3.2 Lisää GA‑widgetti Custom Reportiin

  1. Avaa Reporting → Custom Reports ja luo uusi raportti tai avaa olemassa oleva.
  2. Aloita tyhjästä, käytä templaattia tai tuo dashboardin asettelu.
  3. Valitse Add Widget/Element ja etsi Google Analytics ‑kategoriasta haluamasi widgetit. Vedä ne raportin layoutiin.
  4. Säädä jokaisen widgetin kaaviotyyppi, suodattimet ja teema ja tallenna.
  5. Lähetä tai ajasta raportti, jotta vastaanottajat saavat GA4‑raportin sähköpostitse.

Vinkki: GA4‑widgetit toimivat vain, jos GA4‑property on liitetty kohdassa Settings → Integrations → Google Analytics ja sinulla on sopivat käyttöoikeudet.

4 Custom Metrics – omien mittareiden luonti

Edistyneemmille käyttäjille ratas.io tarjoaa mahdollisuuden laskea omia KPI‑mittareita yhdistämällä eri datalähteitä. Näin luot Custom Metricin:

  1. Avaa Dashboard ja siirry raporttinäkymään. Klikkaa Edit Dashboard aktivoidaksesi muokkaustilan.
  2. Klikkaa Add Widget ja avaa Custom Metrics‑välilehti.
  3. Valitse + Create Custom Metrics. Päätä, aloitatko tyhjästä vai kloonaatko aiemman mittarin; vahvista valinta painamalla Select.
  4. Täytä mittarin tiedot: Metric Name, Data Type (Integer, Float, Percentage tai Currency) ja kuvaus.
  5. Määritä Formula: yhdistä jopa neljä metriikkaa käyttämällä matematiikan perusoperaatioita ja vakioita; esimerkiksi konversioprosentti = (Won Opportunities ÷ New Leads) × 100.
  6. Aseta Advanced Settings valitsemalla jokaiselle metriikalle oikea päiväominaisuus (esim. Page Views → Visited On, Appointments → Created On).
  7. Comparison Value: määritä, onko kasvu positiivinen vai negatiivinen; valitse Increase is positive (esim. tulojen kasvu) tai Decrease is positive (esim. responssiaikojen väheneminen).
  8. Klikkaa Create tallentaaksesi mittarin. Se tulee heti saataville dashboardin ja raporttien widget‑listaan.

5 Parhaat käytännöt

  • Varmista UTM‑merkitseminen: HighLevel luokittelee liikenteen utm_source-, utm_medium- ja utm_campaign‑parametrien perusteella. Huolimattomasti merkityt linkit johtavat dataa Other‑luokkaan.
  • Aikavyöhykkeiden ymmärtäminen: Muista, että raportin rakentajan näyttämä data käyttää selaimen aikavyöhykettä ja lähetettyjen raporttien esikatselut sub‑accountin aikavyöhykettä.
  • Segmentoi raportit: Rakenna erilliset raportit eri tiimeille (myynti, markkinointi, asiakaspalvelu) ja käytä templaatteja säästääksesi aikaa.
  • Testaa ja optimoi: Lähetä itsellesi testiraportteja, tarkista data ja muokkaa widgettejä, suodattimia ja vertailujaksoja ennen kuin jaat raportin asiakkaalle. # Jäsenyys-, kurssi- ja yhteisötoimintojen yksityiskohtainen opas

Tässä luvussa opastetaan, miten ratas.io:n membership-ominaisuudet otetaan käyttöön. Opas sisältää ohjeet asiakasportaalin brändäämiseen ja domainin määrittämiseen, verkkokurssien luomiseen ja myyntiin sekä yhteisöjen perustamiseen ja hallintaan.

1 Portaalin brändäys ja omalle domainille ohjaaminen

1.1 Portaalin ilmeen kustomointi

Asiakasportaali on se näkymä, jonka kurssioppilaat ja yhteisöjäsenet näkevät kirjautuessaan sisään. Ennen kurssien rakentamista brändää portaali yrityksesi mukaiseksi seuraavasti:

  1. Avaa Client Portal: siirry vasemman navigaation kautta Memberships → Client Portal.
  2. Valitse Branding: napsauta portaalin yläpalkista Branding‑välilehteä.
  3. Syötä portaalin nimi ja kuvaus: kirjota portaalin tunnistettava nimi (esim. Yrityksen e‑oppimisportaali) ja kuvaus, joka kertoo lyhyesti portaalin tarkoituksesta.
  4. Valitse värit: määritä ensisijainen ja toissijainen väri, joita käytetään painikkeissa ja otsikoissa. Voit syöttää HEX‑koodin tai valita värivalitsimesta.
  5. Lataa kuvakkeet ja logot: lataa favicon (pieni kuvake selaimen välilehdelle), portaalin pääkuva (esim. 720 × 720 px) ja yrityksesi logo (esim. 200 × 200 px). Nämä kuvat näkyvät portaalin yläosassa ja sisäänkirjautumissivulla.
  6. Määritä tukisähköposti ja tekijänoikeusteksti: lisää sähköpostiosoite, johon portaalin käyttäjät voivat lähettää tukea koskevia viestejä, ja kirjoita halutessasi sivun alareunaan tekijänoikeusteksti.
  7. Tallenna muutokset: klikkaa Save Settings. Päivitykset näkyvät heti asiakasportaalissa.

1.2 Portaalin ohjaaminen oman domainin alle

Halutessasi voit ohjata asiakasportaalin oman alidomainisi alle (esim. opetus.yritys.fi). Tämä vaatii DNS‑muutoksia ja on suositeltavaa tehdä yhteistyössä verkkotunnuksesi ylläpitäjän kanssa:

  1. Siirry portaalin domain-asetuksiin: avaa Memberships → Client Portal → Settings → Domain Setup.
  2. Syötä haluttu alidomain (esim. opetus.yritys.fi) ja klikkaa Update. Alusta antaa ohjeet DNS-tietueiden lisäämiseen.
  3. Määritä DNS-tietue: luo DNS-palvelimellasi A- tai CNAME‑tietue, joka ohjaa alidomainin ratas.io:n tarjoamaan IP-osoitteeseen. Tyypillisesti A‑tietueella määritetään osoite CNAME. Noudatettava ohje sisältyy portaalin Domain Setup ‑näkymään.
  4. Odota propagointia: DNS-muutokset voivat kestää useita tunteja. Kun SSL-sertifikaatti on myönnetty, portaalin osoite toimii omalla domainillasi.

2 Verkkokurssien luominen

ratas.io:n Membership-moduuli mahdollistaa verkkokurssien rakentamisen eri formaateissa (Sprint, Marathon, Membership tai oma rakenne). Kurssi on tuote, joka sisältää moduuleja ja oppitunteja. Seuraavat vaiheet luovat uuden kurssin:

  1. Avaa kurssit: valitse vasemmasta valikosta Memberships → Courses → Products.
  2. Luo uusi tuote: klikkaa + Create Product ja valitse Start from Scratch.
  3. Valitse kurssityyppi: valitse kurssiformaatti – Sprint (tiivis kurssi), Marathon (laaja kurssi), Membership (jatkuva jäsenyys) tai Build your own – riippuen sisällön luonteesta.
  4. Nimeä kurssi: syötä kurssin nimi ja klikkaa Create Product. Kurssieditori avautuu.
  5. Rakenna sisältö: lisää moduuleja ja oppitunteja. Klikkaa Add Lesson lisätäksesi uuden oppitunnin; syötä otsikko, lisää tekstiä, kuvia tai videoita ja määritä drip‑julkaisu eli aikataulutettu sisällön vapautus, jos haluat oppituntien avautuvan tietyllä rytmillä.
  6. Tallenna kurssi: kun sisältö on valmis, klikkaa Save. Voit myöhemmin muokata kurssia lisäämällä materiaaleja ja testejä.

3 Tarjouksen luominen ja kurssin myynti

Kurssi ei ole yksinään ostettavissa, vaan se on liitettävä Offeriin (tarjous). Tarjoukseen määritetään hinta ja siihen liitettävät tuotteet. Luo tarjous seuraavasti:

  1. Siirry Offers-näkymään: valitse Memberships → Courses → Offers.
  2. Klikkaa Create Offer: Anna tarjoukselle nimi ja kirjoita kuvaus (esim. “Kokonaisvaltainen verkkokurssi markkinoinnista”).
  3. Aseta hinta: määritä, onko maksu kertaluonteinen vai toistuva, ja syötä hinta. Jos käytät toistuvia maksuja, määritä maksuväli (esim. kuukausittain) ja maksuja enimmäismäärä, jos haluat, että tilaus loppuu tietyn ajan kuluttua.
  4. Liitä kurssi: valitse Add Product ja poimi aiemmin luotu kurssituote listasta. Varmista, että kurssi on aktiivinen.
  5. Julkaise tarjous: paina Create ja muuta tarjouksen tila Draft → Published. Nyt asiakkaat voivat ostaa tarjouksen.

Tarjouksen jakaminen

Kun tarjous on julkaistu, ratas.io luo automaattisen tilaussivun. Jaa tarjouksen linkki näin:

  1. Avaa Offers-lista: palaa Offers‑näkymään ja etsi luomasi tarjous.
  2. Kopioi linkki: klikkaa linkki-ikonia tai vaihtoehtoa Get Link. Portaali antaa tilaussivun URL:n.
  3. Jaa linkki: levitä linkki markkinointikanavissa – sähköpostikampanjoissa, sosiaalisen median julkaisuissa, chat-viesteissä tai ratas.io-suppiloiden kiitossivuilla. Kun asiakas klikkaa linkkiä, hän ohjautuu kassalle ja maksun jälkeen saa automaattisen pääsyn kurssiin.

4 Yhteisön luominen ja hallinta

Yhteisöt tarjoavat jäsenille keskusteluympäristön kurssien ja palveluiden ympärille. Voit luoda yhteisön (Community) ratas.io:ssa seuraavasti:

  1. Navigoi yhteisöihin: valitse Memberships → Communities.
  2. Luo uusi yhteisö: klikkaa Create New Community.
  3. Määritä yhteisön tiedot: syötä yhteisön nimi, URL-polku (esim. markkinointikurssi-yhteiso), ja kuvaus. Paina Save tallentaaksesi yhteisön.

Yhteisön kustomointi ja domain

Voit muokata yhteisön ulkoasua ja osoitetta Community-asetuksissa:

  1. Avaa yhteisön asetukset: klikkaa yhteisön nimeä ja valitse Settings.
  2. Lataa brändielementit: lisää yhteisölle logo, bannerikuva, taustakuva ja favicon.
  3. Määritä oma domain: jos haluat, että yhteisö käyttää alidomainia (esim. community.yritys.fi), lisää haluttu domain, klikkaa Update ja luo DNS‑tietueet ohjeiden mukaisesti.

Jäsenten kutsuminen ja roolit

Yhteisön omistaja voi kutsua jäseniä ja määrittää heille rooleja (Member, Moderator, Admin):

  1. Avaa Members-välilehti yhteisön asetuksissa.
  2. Klikkaa Invite Member ja syötä kutsuttavan nimi ja sähköpostiosoite.
  3. Määritä rooli: valitse, tuleeko jäsenestä tavallinen jäsen, moderaattori vai ylläpitäjä. Moderaattorit ja ylläpitäjät voivat hallita keskusteluja ja hyväksyä jäseniä.
  4. Lähetä kutsu: klikkaa Send Invite. Vastaanottaja saa sähköpostin, jossa on liittymislinkki.

Sähköposti-ilmoitusten hallinta

Yhteisön jäsenet saavat sähköposti-ilmoituksia tietyistä tapahtumista. Näitä voi hallita Email Settings → Communities -osiossa:

  • Group Invitation Emails – lähetetään, kun joku kutsutaan yhteisöön.
  • Membership Status Emails – lähetetään roolin muutoksista tai hyväksymisistä.
  • General Group Emails – koskevat uusia viestejä tai keskustelun vastauksia.
  • Learning Emails – drip‑sisällön vapautumisesta.
  • Role Change Notifications – ilmoittaa, jos käyttäjän rooli muuttuu.

Voit muokata kunkin viestin sisältöä ja valita, haluatko ilmoitusten lähtevän automaattisesti.

5 Parhaat käytännöt

  • Brändikokemus: Varmista, että kaikki portaalin ja kurssien värit, logot ja domainit vastaavat yrityksen identiteettiä.
  • Selkeät kurssirakenteet: Suunnittele kurssin moduulit ja oppitunnit etukäteen. Hyödynnä drip‑toimintoa pidempien kurssien materiaalin jaksottamiseen.
  • Hintastrategia: Käytä tarjouksissa useita hinnoittelumalleja (kertamaksu, kuukausitilaus, kertamaksu + lisämaksutaso) ja testaa, mikä tuottaa parhaan konversion.
  • Yhteisöaktiivisuus: Kutsu jäseniä keskustelemaan ja jaa säännöllisesti sisältöä. Luo selkeät säännöt ja valitse moderaattorit ylläpitämään hyvää keskustelukulttuuria.
  • Varmista domainin toimivuus: Testaa linkit ja SSL-sertifikaatit huolella portaalin ja yhteisön domainien käyttöönoton jälkeen. # Tekoälytyökalut – yksityiskohtainen opas

ratas.io sisältää neljä tekoälytyökalua, jotka helpottavat sisällöntuotantoa, arvosteluihin vastaamista, asiakkaiden kanssa keskustelua ja työnkulkujen rakentamista. Tässä luvussa käydään läpi kunkin työkalun käyttöönotto ja käyttö vaihe vaiheelta.

1 Content AI – älykkään sisällön luominen

Content AI auttaa kirjoittamaan blogi‑ ja uutisartikkeleita sekä someviestejä. Työkalu käyttää OpenAI‑mallia ja tuottaa luonnoksia, joita voit muokata ennen julkaisua.

1.1 Aktivointi

Content AI otetaan käyttöön Agency‑tason asetuksissa. Järjestelmänvalvojan tulee siirtyä Settings → Company ja kytkeä Content AI päälle. Kun se on aktivoitu, alatilit voivat käyttää Content AI:ta kurssi- tai viestintämoduuleissa.

1.2 Blogi- ja uutisartikkelien luonti

Sisällön tuottaminen ratas.io:n blogityökalussa tapahtuu seuraavasti:

  1. Avaa Blogit: Navigoi Sites → Blogs ja klikkaa Create New Post.
  2. Täytä meta‑tiedot: Syötä otsikko (Title), tiivistelmä (Excerpt), SEO‑avainsanat ja valitse esikatselukuva.
  3. Käynnistä Content AI: Klikkaa Content AI –painiketta. Valitse, haluatko generoinnin Outline, Introduction vai Specific Section -tasolla.
  4. Syötä tiedot: Kirjoita artikkelin otsikko, lyhyt kuvaus, avainsanat ja valitse kirjoitustyyli (esim. ammattimainen, ystävällinen, lyhyt vs. pitkä). AI tuottaa ehdotuksen sisällöstä.
  5. Muokkaa ja hyväksy: Tarkista AI:n ehdottama teksti. Voit muuttaa sanamuotoja, poistaa osioita ja lisätä omia ajatuksia. Paina Accept tai Insert lisätäksesi sisällön artikkeliin.
  6. Julkaise: Lisää loput tekstikappaleet tarvittaessa, tee oikoluku ja julkaise artikkeli blogissasi.

1.3 Someviestien luonti Social Plannerissa

Content AI on integroitu myös Social Planneriin, jolloin voit luoda somepäivityksiä suoraan alustan kautta:

  1. Avaa Social Planner: Mene Marketing → Social Planner ja valitse New Post.
  2. Valitse Content AI: Valitse Content AI – vaihtoehto postityypiksi. Työkalu kysyy, minkä alustan (esim. Facebook, Instagram, LinkedIn) ja sisältötyypin (esim. Reel, kuva, teksti) haluat.
  3. Täytä ohjeet: Vastaa AI:n ohjeistuksessa pyydettyihin kysymyksiin: mikä on postauksen tarkoitus, kenelle se on suunnattu, millainen sävy halutaan. Voit syöttää brand voice –asetuksia ja avainsanoja.
  4. Generoi ja muokkaa: AI luo luonnoksen. Voit muokata tekstiä, lisätä emojia, linkkejä ja kuvia sekä säätää pituutta ennen ajoittamista.
  5. Aikatauluta tai julkaise: Valitse sosiaalikanavat ja ajankohta ja klikkaa Schedule tai Post.

1.4 Parhaat käytännöt

  • Tarkenna ohjetta: Mitä tarkemmin kuvaat aiheesi, avainsanat ja toivotun sävyn, sitä paremmin AI osuu tavoitteeseesi.
  • Muokkaa lopputulos: AI tarjoaa rungon, mutta lisää oma asiantuntemuksesi ja tarkista faktat. Tämä varmistaa laadukkaan lopputuloksen.
  • Seuraa käyttöä: Jos alitilin AI-tuotto ylittää ilmaiskiintiön, kustannus on 0,01 USD per generointi; tee tästä rebilling-asetus asiakkaillesi.

2 Reviews AI – arvosteluvastausten automatisointi

Reviews AI helpottaa Google‑ ja Facebook‑arvosteluihin vastaamista. Se voi toimia Suggestive‑tilassa (ehdottaa vastausta, jonka hyväksyt) tai Auto‑Pilot‑tilassa (lähettää vastaukset automaattisesti).

2.1 Aktivointi

  1. Agency-tason aktivointi: Järjestelmänvalvoja aktivoi Reviews AI:n Settings → Company -sivulla.
  2. Subaccount‑aktivointi: Yksittäinen alitili ottaa Reviews AI:n käyttöön Reputation → Reviews AI -asetuksissa.

2.2 Arvosteluihin vastaaminen

Suggestive-tila: 1. Avaa Reputation-moduuli ja etsi käsiteltävä arvostelu. 2. Napsauta AI Reply -painiketta arvostelun kohdalla. 3. AI luo vastausluonnoksen. Muokkaa tekstiä tarvittaessa sävyyn sopivaksi ja klikkaa Post lähettääksesi tai Skip hylätäksesi.

Auto‑Pilot-tila: 1. Reviews AI:n asetuksissa valitse Auto‑Pilot ja määritä viive (esim. vastaa 24 tunnin kuluessa), allekirjoitus ja se, mihin tähtiluokituksiin vastataan. 2. Voit mukauttaa eri viestejä eri tähtiluokituksille (esim. 5 tähteä → kiitosviesti, 1 tähti → pahoittelu ja ohjaus tukeen). 3. Jos haluat, että arvostelut Googleen ja Facebookiin saavat erilaiset vastaukset, luo erilliset sabluunat. 4. Aktivoi automaattivastaus. AI vastaa arvosteluihin puolestasi, mutta seuraa viestien laadukkuutta ja muokkaa malleja tarpeen mukaan.

2.3 Parhaat käytännöt

  • Mukauta brändiäänesi: Muokkaa AI-viestien sävyä ja sisältöä vastaamaan yrityksen tapaa kommunikoida.
  • Seuraa hintaa: Jokaisen AI-vastauksen kustannus on 0,01 USD viidennen vastauksen jälkeen; varmista, että rebilling on asetettu.
  • Seuraa laatua: Vaikka Auto‑Pilot säästää aikaa, tarkkaile viestien tyyliä ja tee päivityksiä, jos sävy ei ole toivottu.

3 Conversation AI – automaattinen chat- ja viestintäassistentti

Conversation AI:n avulla voit luoda botteja, jotka vastaavat asiakkaiden kysymyksiin, varaavat aikoja ja ohjaavat monikanavaista viestintää.

3.1 Botin luominen

  1. Avaa Conversation AI: Mene vasemmasta valikosta AI Tools → Conversation AI.
  2. Luo uusi botti: Paina Create Bot.
  3. Valitse templaatti: Valitse valmis malli kuten General Q&A (yleiset kysymykset) tai Appointment Booking (ajanvaraus). Templaatit sisältävät oletuskysymykset ja -vastaukset.
  4. Määritä tila: Valitse botille tila: Off (ei käytössä), Suggestive (ehdottaa vastauksia, ihmisagentti hyväksyy) tai Auto‑Pilot (vastaa automaattisesti).
  5. Valitse kanavat: Määritä, missä kanavissa botti toimii (SMS, Facebook Messenger, Instagram Direct, Live Chat). Voit valita useita kanavia.
  6. Valitse Primary-tila: Jos haluat, että botti vastaa kaikkiin viesteihin ennen kuin ne ohjataan ihmiselle, valitse Primary Bot. Muussa tapauksessa botti käsittelee vain niitä viestejä, joihin se osaa vastata.

3.2 Botin kouluttaminen

  1. Web Crawler: Aktivoi botin Web Crawler ja syötä yrityksesi verkkosivuston osoite. Crawler lukee sivuston sisältöä ja ottaa sen huomioon vastauksissaan.
  2. Custom Bot Responses (FAQ): Lisää kysymyksiä ja vastauksia manuaalisesti FAQ-osioon. Käytä täsmällisiä muotoiluja, jotta AI ymmärtää, mihin kysymyksiin mikäkin vastaus kuuluu.
  3. Personality & Behaviours: Syötä botille Personality ja Intent -kenttiin ohjeita siitä, miten botin tulisi vastata (esim. virallinen, ystävällinen, suora). Voit lisätä ohjeita tietyistä lauseista ja prioriteeteista.
  4. Appointment Booking Actions: Jos botti varaa aikoja, määritä kalenteri, josta aikoja etsitään, ja viesti, joka lähetetään varauksen jälkeen.
  5. Testaa ja anna palautetta: Siirry Training & Goals -välilehdelle, avaa testikeskustelu ja kirjoita kysymyksiä. Bot antaa vastauksia, joille voit antaa peukku ylös/alaspäin ja lisätä kommentteja. Korjaa botin toiminta niiden perusteella.

3.3 Parhaat käytännöt

  • Aloita Suggestive-tilassa, jolloin voit tarkistaa bottivastaukset ennen automaatiota.
  • Kouluta kattavasti: Päivitä FAQ-listaa aina, kun uusi kysymys nousee esiin.
  • Säädä sävyä: Muokkaa Personality & Intent -kenttiä ja vastauksia varmistaaksesi, että botin viestit vastaavat brändiäsi.
  • Integroi työnkulkuun: Conversation AI toimii parhaiten, kun se ohjaa käyttäjän toimia seuraavaan vaiheeseen (esim. ajanvarauksen jälkeen käynnistää automaation). Käytä Workflow Trigger -toimintoa sopivissa tapauksissa.

4 Workflow AI – automaatioiden rakentamisen assistentti

Workflow AI on chat‑assistentti, joka auttaa suunnittelemaan ja rakentamaan monimutkaisia työnkulkuja automaattisesti. Se hyödyntää AI:ta ehdottaakseen oikeita triggereitä ja toimintoja ja voi analysoida olemassa olevia työnkulkuja.

4.1 AI-avustajan käyttäminen

  1. Avaa työnkulkueditori: Mene Automation → Workflows, luo uusi työnkulku tai avaa olemassa oleva.
  2. Käynnistä Workflow AI: Klikkaa työnkulun oikeassa yläkulmassa näkyvää AI‑ikonia. Avautuu chat-ikkuna, jossa näet kolme vaihtoehtoa:
    • Analyze Workflow: AI käy läpi työnkulun ja selittää, mitä se tekee, sekä ehdottaa parannuksia.
    • Assist with Building: AI ehdottaa triggereitä ja toimintoja (esim. Form Submitted → Send Email → Add Tag). Se voi myös lisätä toiminnot suoraan työnkulkuun.
    • Standard Chat: kysy vapaamuotoisia kysymyksiä työnkulkujen luomisesta, parhaista käytännöistä tai automaatiologikasta.
  3. Seuraa AI:n ehdotuksia: AI saattaa lisätä toimintoja, joille tulee määrittää asetuksia (esim. viestitekstit ja vastaanottajat). Tarkista ja viimeistele nämä käsin.
  4. Aktivoi ulkoiset mallit (valinnainen): Jos haluat käyttää OpenAI:n GPT-4o:ta tai muita malleja, aktivoi Workflow – External AI Models -asetus Agency-tasolla. Hyväksy OpenAI:n ehdot ja varmista, että asiakkaille asetetaan rebilling, jos haluat siirtää kustannuksia.

4.2 Parhaat käytännöt

  • Nimeä selkeästi: Anna työnkuluille ja askelille kuvaavat nimet, jotta Workflow AI ymmärtää kontekstin paremmin ja muut käyttäjät hahmottavat logiikan.
  • Testaa AI‑ehdotukset: Käytä Test Workflow -toimintoa ja varmista, että AI:n ehdottamat toiminnot toimivat odotetusti ennen julkaisemista.
  • Seuraa kustannuksia: Workflow AI:n käyttö ulkoisten mallien kanssa on token‑pohjaista; tarkkaile kulutusta ja määritä rebilling tarvittaessa.

5 Yhteenveto

Tekoälytyökalut tehostavat ratas.io:n käyttöä merkittävästi, mutta vaativat huolellista asetusten ja promptien määrittämistä. Kun otat Content AI:n, Reviews AI:n, Conversation AI:n ja Workflow AI:n käyttöön tämän oppaan ohjeiden mukaisesti, voit:

  • tuottaa korkealaatuista sisältöä nopeasti,
  • vastata arvosteluihin yhdenmukaisesti ja oikea‑aikaisesti,
  • automatisoida asiakasviestintää monikanavaisesti, sekä
  • rakentaa monimutkaisia automaatioita tehokkaammin.

Muista testata jokainen työkalu ensin pienellä kohderyhmällä ja muokata asetuksia tarpeen mukaan, jotta lopputulos vastaa brändisi ääntä ja tavoitteita.# Yksityiskohtainen yhteenveto ja parhaat käytännöt

Tämä viimeinen osa kokoaa tärkeimmät opit ratas.io:n käytöstä ja antaa vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn. Kun hallitset kaikki aiemmat osiot – tilin luominen, liidien keruu, CRM-putket, automaatiot, viestintä, maksut, analytiikka, jäsenyydet ja tekoäly – voit rakentaa saumattoman markkinointi‑ ja myyntikoneen.

1 Yleisohjeet alustan käyttöön

  • Pidä asiat yksinkertaisina: Rakenna lyhyitä lomakkeita ja selkeitä putkia. Lyhyet lomakkeet parantavat konversiota, ja liiallinen määrä vaiheita putkissa tekee prosessista sekavan.
  • Personoi viestintä: Lue sähköpostit ja SMS-viestit ääneen ennen lähettämistä, jotta ne kuulostavat luonnollisilta. Hyödynnä brändin sävyä viesteissä ja Content AI:ssa.
  • Testaa ja optimoi: Kokeile erilaisia otsikoita, CTA-kutsuja ja viestipituuksia – pienet muutokset voivat tuoda suuria tuloksia. Käytä dashboardeja ja mukautettuja raportteja analysoidaksesi, mikä toimii.
  • Vältä ylilyöntejä: Älä lähetä liikaa viestejä. Aloita pienellä automaatiomäärällä ja lisää niitä, kun ymmärrät, mikä toimii.
  • Kouluta tiimi: Jaa ohjeet ja järjestä koulutuksia, jotta kaikki tiimin jäsenet tuntevat ratas.io:n toiminnot. Määritä selkeät vastuut ja roolit kullekin käyttäjälle.

2 Liidien keruu ja asiakaspolku

  • Optimoi lomakkeet: Pyydä vain tarpeelliset tiedot; lyhyemmät lomakkeet lisäävät täyttöprosenttia. Käytä progressiivista profilointia pidempien lomakkeiden sijasta.
  • Monikanavainen keruu: Tarjoa valinta useista tavoista ottaa yhteyttä: lomake, kalenterivaraukset, live-chat ja Missed Call Text Back. Tämä kasvattaa liidimäärää.
  • Kalenterit: Luo erilliset kalenterit eri palveluille ja tiimeille, jotta asiakkaat löytävät helposti sopivan ajan. Tarkista, että saatavuus ja aikavyöhyke ovat oikein.

3 CRM-putket ja tehtävien hallinta

  • Pidä putket selkeinä: Rajoita putkien vaiheet keskeisiin kohtiin (esim. Uusi liidi, Kvalifiointi, Tapaaminen, Tarjous, Päätös).
  • Automatisoi siirrot: Hyödynnä työnkulkuja muistuttamaan myyjiä, kun mahdollisuus on pysynyt samassa vaiheessa liian kauan.
  • Pidä putket ajantasaisina: Poista vanhat mahdollisuudet, muokkaa vaiheita ja analysoi säännöllisesti putken suorituskykyä.
  • Hyödynnä tehtäviä: Luo tehtäviä jokaisesta toimenpiteestä ja käytä Advanced Filters -toimintoa lajittelemaan tehtävät assigneen, tilan tai eräpäivän mukaan. Luomalla tehtäviä suoraan kontaktiprofiileista varmistat, että kaikki toimenpiteet ovat seurattavissa.

4 Automaatio ja työnkulut

  • Suunnittele ennen rakentamista: Piirrä työnkulun vaiheet paperille tai kaavioksi. Tee monimutkaisista prosesseista useita yksinkertaisia työnkulkuja.
  • Nimeä ja dokumentoi: Käytä selkeitä nimiä triggereille ja toiminnoille. Dokumentoi, mitä kukin automaatio tekee, jotta tiimi ymmärtää logiikan.
  • Testaa testikontakteilla: Hyödynnä Test Workflow -toimintoa ja tarkasta tulokset ennen julkaisemista.
  • Vältä looppeja: Varmista, että automaation toiminnot eivät laukaise omaa triggeriään uudelleen, jolloin syntyy loputon silmukka.

5 Viestintä ja kampanjat

  • Segmentoi vastaanottajat: Kohdenna viestit liidin lähteen, kiinnostuksen kohteen tai ostovaiheen perusteella.
  • Käytä monikanavaisuutta: Yhdistä sähköposti, SMS ja sosiaalinen media; SMS on tehokas kiireellisissä viesteissä, sähköposti sopii pidempiin viesteihin, ja Social Planner laajentaa näkyvyyttä.
  • Noudatettavat normit: Noudata 10DLC‑vaatimuksia Yhdysvalloissa ja varmista, että olet saanut suostumuksen markkinointiviesteihin.
  • Hyödynnä Snippetejä: Tee yleisistä vastauksista ja tervehdyksistä Snippet‑malleja, jotta viestit ovat yhdenmukaisia ja helposti käytettävissä.

6 Maksut ja kaupankäynti

  • Yhden maksupalvelun per alitili: Jokainen subaccount voi yhdistää vain yhden Stripe‑tilin; luo erillinen alitili jokaiselle brändille.
  • Käytä testitilaa: Tee testimaksuja Stripe Test Mode -tilassa ennen julkaisemista varmistaaksesi, että maksuprosessi toimii.
  • Tarjoa useita maksutapoja: Aktivoi korttimaksut, Apple Pay, Google Pay, Klarna, AfterPay ja muut tarvittavat menetelmät Stripe Dashboardin Payment Methods -asetuksista.
  • Rakenna tuotteet huolellisesti: Määritä tuotteiden verokoodit, hinnoittelumallit (kertamaksu vs. tilaus), ja linkitä ne membership-tarjouksiin selkeän ostokokemuksen takaamiseksi.

7 Analytiikka ja raportointi

  • Käytä dashboardeja: Tarkkaile pipeline‑arvoa ja konversioita; vaiheiden jakauma kertoo, missä liidit jumittuvat.
  • UTM-seuranta: Lisää UTM-merkinnät kaikkiin kampanjalinkkeihin, jotta pystyt tunnistamaan liikenteen lähteet oikein.
  • Räätälöidyt raportit: Luo Custom Reports -raportteja mittaamaan sinulle tärkeitä mittareita ja ajasta ne lähetettäväksi sähköpostiin säännöllisesti. Muista tarkistaa raporttien aikavyöhykkeet.
  • GA4-integraatio: Lisää Google Analytics 4 -widgetit dashboardille saadaksesi reaaliaikaista tietoa kävijöistä ja istunnoista.

8 Jäsenyys, kurssit ja yhteisöt

  • Brändää portaali: Käytä Membership-portaalin Branding-asetuksia mukauttaaksesi portaalin ulkoasun ja varmistamalla, että se sopii yrityksesi identiteettiin.
  • Hyödynnä drip-julkaisuja: Jaa kurssisisältö moduuleihin ja käytä drip-toimintoa vapauttaaksesi oppitunnit asteittain, mikä lisää sitoutumista.
  • Kutsu ja roolit: Määritä yhteisöihin selkeät roolit (member, moderator, admin) ja varmista, että moderaattorit auttavat ylläpitämään yhteisökulttuuria.
  • Mukauta yhteisöt: Lataa logot, bannerit ja faviconit ja määritä oma domain parantamaan käyttäjäkokemusta.

9 Tekoälytyökalut

  • Selkeät promptit: Mitä tarkemmat ohjeet annat Content AI:lle, sitä parempaa sisältöä se tuottaa. Syötä otsikko, avainsanat ja toivottu sävy.
  • Tarkista ja muokkaa: AI-työkaluja käytettäessä muokkaa aina generoitua tekstiä, jotta se vastaa brändisi ääntä. Muista, että AI on apuväline, ei valmis ratkaisu.
  • Kouluta Conversation AI -botit: Lisää yrityksesi sivuston sisältö Web Crawleriin ja täydennä usein kysytyillä kysymyksillä ja vastauksilla. Testaa botteja Training & Goals -osiossa ja anna niille palautetta.
  • Hallinnoi kustannuksia: AI-vastausten ja ulkoisten mallien käyttö veloitetaan: Reviews AI 0,01 USD per vastaus viiden ilmaisen jälkeen ja ulkoiset mallit tokenien mukaan. Käytä rebilling-toimintoa, jotta kustannukset laskutetaan asiakkaalta.

10 Lopuksi

ratas.io:n vahvuus on sen kattavuus: saat yhdestä paikasta markkinoinnin, myynnin, asiakasviestinnän ja analyytiikan työkalut. Yhdistämällä nämä hyviin käytäntöihin – kuten selkeisiin prosesseihin, hyvään personointiin ja systemaattiseen testaamiseen – voit rakentaa tehokkaan liiketoiminta-alustan. Muista seurata tuloksia, kuunnella asiakkaitasi ja kehittää automaatioita sekä sisältöä jatkuvasti.